Как настроить отправку электронных писем из 1С 8.3

настройка электронной почты в 1с

У пользователей 1С часто возникает необходимость отправить письмо с документом из программы 1С. Например, отправить сформированный счет на оплату клиенту без дополнительных сохранений его на компьютер.

Последние редакции 1С уже включают в типовой функционал возможность отправки электронных писем без дополнительных доработок.

В данной статье мы покажем как настроить отправку счетов, накладных, счетов-фактур и других документов непосредственно из 1С (на примере 1С:Бухгалтерия 8 ред 3.0. Подходит как для локальной версии, установленной на компьютер, так и для облачной версии 1С)

Настройки могут отличаться в зависимости от почтового сервера Вашей электронной почты.

Например, если в вашей почте указано название почтового сервера (почта ХХХХ@mail.ru или ХХХХ@gmail.com, или ХХХХ@yandex.ru и т.п.), то при первой отправке письма, настройка выполнится автоматически, и будет создана учетная запись почты. Нужно указать только адрес электронной почты и пароль.

Если в адресе электронной почты название почтового сервера не указано (например, корпоративная почта ХХХХ@balns.ru), то настройка учетной записи электронной почты выполняется вручную. Если необходимо создать несколько учетных записей или создать учетную запись для корпоративной почты, выполните следующее:

Настройка учетной записи электронной почты:

  1. Выбрать в панели разделов раздел Администрирование – Органайзер (Рис.1)

Рис. 1 - Раздел Администрирование - Органайзер

2. Перейдите по ссылке "Учетные записи электронной почты".

3. По кнопке "Создать" откроется форма для создания новой учетной записи электронной почты:

  • в поле "Адрес почты" укажите адрес электронной почты, в поле "Пароль" введите пароль для электронной почты на почтовом сервере;
  • в поле "Имя отправителя" можно изменить имя, которое будет указываться в подписи исходящих сообщений;
  • если у электронной почты название почтового сервера указано в адресе (например, ХХХХ@mail.ru), то установите переключатель в положение "Определять параметры подключения автоматически" и по кнопке "Создать" автоматически будет создана новая учетная запись электронной почты (рис. 2).

создание учетной записи электронной почты в 1С

Рис.2 - Создание учетной записи электронной почты в 1С

  • если у электронной почты название почтового сервера не указано в адресе (например, ХХХХ@balns.ru), то выбираем "Настроить параметры подключения вручную" и по кнопке "Далее" укажите данные, запрашиваемые программой. (рис.3)

Настройка параметров подключения учетной записи вручную

Рис.3 - Настройка параметров подключения учетной записи вручную

  • Если данные указаны корректно, будет создана новая учетная запись электронной почты.
  • В случае появления сообщения "Не удалось определить настройки подключения" учетная запись создана не будет. Нажимаем кнопку "Настроить вручную" и проверяем указанные параметры и повторяем настройку (рис. 4).

Не удалось определить настройки подключения в 1С

Рис. 4 - Не удалось определить настройки подключения в 1С

 

При успешном создании учетной запись – программа сообщит об этом. И новая учетная запись появится в списке. Это можно проверить в меню Администрирование – Органайзер – Учетные записи электронной почты.

Если вся почта отправляется с одного адреса, то настройка закончена. Если же работают, например, несколько менеджеров, каждому требуется отправлять письмо своей корпоративной почты. В таком случае необходимо настроить учетную запись для каждого сотрудника.

Для этого необходимо вернуться к разделу "Администрирование" - "Органайзер" и выбрать пункт "Учетные записи электронной почты".

По инструкции представленной выше добавляем новую учетную запись.

 

Настройка подписи в письме:

Для настройки подписи в письме переходим в раздел меню «Главное-Персональные настройки». (рис.5)

персональные настройки 1с

Рис.5 - Персональные настройки 1С

 

В открывшемся окне окне «Персональные настройки» переходим по гиперссылке «Настройки электронной почты» и в поле «Подпись» пишем текст, который будет автоматически добавляться в конце письма. (Рис. 6)

В этом же окне также можно поставить галочку «Отправлять копии исходящих писем по адресу». В этом случае на электронную почту будут приходить копии отправленной корреспонденции из программы 1С.

настройка подписи в 1 С

Рис. 6 - Настройка подписи в 1С

 

Мы завершили настройку почты! Давайте попробуем отправить счет на оплату.

 

Отправка счета контрагенту по электронной почте

 

Формируем счет. Для отправки его по почте нажимаем "конвертик" (Рис. 7)

отправка счета из 1с по электронной почте

Рис. 7 - Отправка счета контрагенту из 1С по электронной почте

 

Выбираем «Счет на оплату» - Выбрать. В этом же окне можно поменять формат документа (pdf). (Рис.8)

счет на оплату по электронке из 1С

Рис. 8 - Отправка по электронной почте счета из 1С

 

Появляется окно «Отправка сообщения». 1 - В поле «Кому» - выбираем адрес электронной почты нужного контрагента или контактного лица контрагента (они должны быть заполнены в карточке контрагента). 2 - Проверяем или изменяем тему письма, 3 – С помощью этой кнопки можно добавить еще файлы к письму, 4 – Отправить. (Рис.9) Письмо отправлено клиенту. Готово!

Рис. 9 - Формирование письма с документами в 1С

 

 

Появился вопрос к специалисту 1С?
Оставьте заявку, мы свяжемся с Вами в течение 10 минут.
Ваше имя:*
Ваш телефон:*