1С:Документооборот как инструмент обеспечения выполнения поставленных задач

Уважаемые руководители, сегодня я хотела бы поднять вопрос как сделать вашу команду более эффективной при выполнении СМАРТ-задач. В период непростой экономической ситуации и работы удаленно особенно важно делать задачи в срок.

Представьте себе ситуацию. Прошло совещание, на нем обсуждалось много проблем, были приняты решения о необходимых действиях. Вы уверены, что все исполнители сейчас быстро выполнят все поставленные им задачи. Но проходит неделя, потом еще одна и еще одна….а поручения не выполняются. Знакомо? Тогда начинаем думать, почему так происходит?

Причин, конечно, может быть очень много, но основные кроются в планировании работы сотрудников (и да, руководители тоже нуждаются в планировании) и контроле выполнения задач.

Давайте поразмышляем, какие данные и показатели нам нужны для планирования и контроля СМАРТ-задач (предполагается, что задачи уже уместны, измеримы, конкретны, достижимы и ограничены во времени).

  1. Кто будет исполнителем задачи
  2. До какой крайней даты нужно выполнить задачу
  3. Сколько на это потребуется времени (трудозатраты в часах)
  4. Поскольку один исполнитель, как правило, делает много задач, то нам интересно их общее количество
  5. И, конечно, статусы выполнения

Главное требование «быстрое получение актуальной информации по всем задачам» реализовано в функционале программы «1С: Документооборот 8». Использование данной программы позволяет нажатием пары кнопок узнать:

  • Кто и сколько времени потратил на выполнение СМАРТ задач
  • Какие задачи были «брошены»
  • А какие из задач сделаны, но не в установленный срок

Итак, старт задач предусмотрен из «мероприятия» (планерка, совещание и т.д.), когда можно привязать к конкретному пункту повестки собрания, из «проекта» и без привязки к чему-либо.

Часто руководители принимают решения на разного рода совещаниях. Если создать в программе 1С:Документооборот 8 «мероприятие», заполнить протокол и отправить его на исполнение, то

  1. задачи будут привязаны к конкретным пунктам «программы» мероприятия, проще говоря, к обсуждаемой проблеме.
  2. Каждая задача будет направлена конкретного сотрудника.
  3. Можно указать срок выполнения задачи, что упростит контроль исполнительской дисциплины.
1С:Документооборот как инструмент обеспечения выполнения поставленных задач, изображение №2

Теперь у нас выполнена важная часть – задачи не будут потеряны. Они все зафиксированы, имеют конкретных исполнителей. Исполнители будут видеть список всех отправленных им задач:

1С:Документооборот как инструмент обеспечения выполнения поставленных задач, изображение №3

А руководитель видит и контролирует отправленные им задачи. В список Задачи от меня попадают задачи, созданные в рамках процессов, автором которых является текущий пользователь.

1С:Документооборот как инструмент обеспечения выполнения поставленных задач, изображение №4

Вторая часть это контроль исполнительской дисциплины. Мы ведь хотим, чтобы задачи были выполнены! Для этого предусмотрен специальный отчет.

1С:Документооборот как инструмент обеспечения выполнения поставленных задач, изображение №5

Из отчета легко понять кто не выполнил задачи в срок. Конечно, нужно разобраться в причинах. Во-первых, интересно сколько времени сотрудник потратил на задачи. Это реализовано за счет ведения учета фактических трудозатрат.

1С:Документооборот как инструмент обеспечения выполнения поставленных задач, изображение №6

Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности. При выполнении задачи программа может сама запрашивать трудозатраты на нее.

Использование отчета «Анализ трудозатрат по видам деятельности» помогает руководителю оценить самые затратные виды и наметить меры по их сокращению.

1С:Документооборот как инструмент обеспечения выполнения поставленных задач, изображение №7

Кроме приведенных выше отчетов и инструментов, в программе 1С:Документооборот 8 есть множество других типовых средств (календарь сотрудника, лист учета рабочего времени, отчеты для планирования мероприятий и занятости сотрудников), но даже эти простые в работе механизмы способны значительно повысить производительность труда Ваших подчиненных и эффект от выполнения в срок поставленных задач.

Программа 1С:Документооборот 8 - это надежный помощник, позволяющий получать быстро достоверную информацию. А решения и действия за Вами!

Мы в своей компании активно используем этот инструмент в работе для управления внутренними проектами. Готовы показать, как на практике это работает.

Оформить бесплатный демо-доступ к решению 1С:Документооборот можно на нашем сайте в разделе 1С Демо-витрина.

Автор, Специалист по качеству в компании "Баланс" - Голубева Екатерина